"Een kans als de NAVO-top moet je grijpen"

Toen bekend werd dat de NAVO-top naar Den Haag kwam, stak Svenja meteen haar hand op. "Als een kans als deze zich voordoet, dan moet je die grijpen. Dit is een project waar alles samenkomt wat je op het vlak van crisiscommunicatie hebt geleerd. De aandacht voor de NAVO-top was niet te vergelijken met andere projecten. Dit moest gewoon tot in de puntjes zijn voorbereid. De urgentie was groot."

Het laatste enigszins vergelijkbare evenement in Nederland was de Nucleair Security Summit in 2014. "Die draaiboeken en de lessen daarvan hebben we bekeken, maar al snel trokken we de conclusie dat het tijdsframe nu totaal anders is. De geopolitieke situatie, maar ook het vakgebied heeft zich enorm ontwikkeld. Die draaiboeken konden snel weer terug de kast in."

"Ons vakgebied is de laatste jaren verder geprofessionaliseerd. Mensen zijn goed opgeleid en getraind en beschikken over meer ervaring met verschillende soorten crisesscenario’s. Grote landelijke crises in een NKC-context, maar ook op kleinere schaal binnen gemeenten, veiligheidsregio's of bij andere partners. Van al die ervaringen hebben we in de voorbereiding maximaal gebruik gemaakt."

Vijf lessen over crisiscommunicatie na de NAVO-top

Tijdens de NAVO-top kwam preventief het Nationaal Kernteam Crisiscommunicatie (NKC) bij elkaar. Het p-NKC, zoals het werd genoemd, was een resultaat van 9 maanden aan voorbereiding. De expertgroep crisiscommunicatie bestaande uit 30 professionals van meerdere betrokken partijen kwam maandelijks bijeen. Het resulteerde in een geolied p-NKC en een vlekkeloos verlopen NAVO-top. Svenja deelt de belangrijkste lessen die voor, tijdens en na de NAVO-top door haar zijn opgedaan.

1. Deel de voorbereiding op in stukken

"Als het project zo groot is, dan kan je de grip verliezen. Door het in kleinere projecten op te knippen, behoud je die grip. In de maanden voor de top heb ik dat gedaan. Aan het einde van de voorbereiding kwam alles bij elkaar. Die aanpak heeft goed gewerkt. En dit heb ik natuurlijk niet alleen gedaan. Ik was de projectleider, maar veel directe collega's, collega's binnen de (Rijks)overheid en binnen het veiligheidsveld hebben daar een belangrijke rol in gespeeld. Het was een gedeelde inspanning."

2. Neem de oefenfase serieus

"In de aanloop naar de top hebben we een uitgebreid opleidings-, trainings- en oefeningsprogramma (OTO) samengesteld. Daarin hebben we trainingen op maat gemaakt op basis van scenario’s, maar ook specifieke roltrainingen in een NKC-setting. Daarnaast hebben we een dilemmasessie gehouden met directeuren communicatie. Wat als scenario X zich voordoet? Hoe reageren we daarop, wat zijn de kantelmomenten?

Natuurlijk was de NAVO-top een afwijkende 'crisis', omdat we deze in de koude fase helemaal voor hebben kunnen bereiden. Al hebben we voor een 'echte' crisis ook al veel materiaal koud op de plank liggen. De top is rustig verlopen, dus we hebben niet veel van de plank hoeven halen, maar door de uitgebreide oefenfase hebben we verschillende plannen meteen kunnen toetsen.

Het oefenen heeft veel waardevolle inzichten opgeleverd. Zeker 120 personen hebben deelgenomen aan het OTO-programma. Opgedane lessen hebben we meteen kunnen implementeren en zo weet je dat de plannen inhoudelijk in orde zijn. Al blijven we ze doorlopend aanscherpen. We hebben een handboek gemaakt, waarin we alle voorbereidingen en de werkwijze op inhoud, proces en relatie hebben samengevoegd. Dit handboek is nu, ruim een half jaar later, nog altijd een waardevol naslagwerk."

3. Blijf investeren in je netwerk

"Het bijkomende voordeel van het oefenen is dat alle deelnemers weten wat ze aan elkaar hebben en wat hun rollen en verantwoordelijkheden zijn op het moment dat het er echt toe doet. Dat het netwerk in de fase voorafgaand aan de NAVO-top elkaar al regelmatig heeft gezien en gesproken, zorgde voor een bijna natuurlijke verbinding. Blijf altijd energie steken in je netwerk, zowel op de inhoud als op de relatie. Als het er echt op aankomt, heb je daar veel profijt van."

4. Geef de aanpak van desinformatie een plek, ook in de voorbereiding

"Na een werkbezoek aan Vilnius, waar in 2023 de NAVO-top plaatsvond, concludeerden we dat de aanpak van desinformatie een plek moest krijgen in het p-NKC. Daar hebben we een werkwijze voor ontwikkeld. Onder leiding van een communicatieadviseur desinformatie – een nieuwe rol – hebben we dat proces opgezet en tijdens het p-NKC doorlopen.

Als op grote schaal evidente desinformatie rondgaat, die potentieel maatschappelijke ontwrichting kan veroorzaken, dan kan in het NKC worden beoordeeld of een communicatieve of reactieve reactie gepast is. Het was tijdens de NAVO-top relatief rustig qua desinformatie, maar de aanpak hebben we wel kunnen testen. Het werkte goed en ik verwacht dat de rol van communicatieadviseur desinformatie in de toekomst terug gaat keren."

5. Creëer een duidelijk omgevingsbeeld

"Een andere nieuwe rol binnen het p-NKC was de coördinator omgevingsanalyse. Er werden namelijk door veel betrokken partijen omgevings analyses gemaakt. De coördinator zorgde ervoor dat daar één samengestelde analyse uit voort kwam, die breed werd verspreid en als input voor de verschillende crisisoverleggen werd gebruikt.

Daardoor ontstond één sterk product met een duidelijke kern, een nationale invalshoek, die voor alle gremia kon worden ingezet en die we ook konden delen in het Landelijk Crisis Management Systeem (LCMS). In toekomstige crises zal ook deze nieuwe rol en het bijbehorende product terug gaan keren.

Daarnaast was ik tijdens de NAVO-top samen met een andere collega als vooruitgeschoven pionnen van het p-NKC gestationeerd in het World Forum. Het was goed om naast de omgevingsanalyse ook ogen en oren ter plaatse te hebben. Op die manier waren we ook heel goed aangesloten op het (corporate) communicatieteam van Buitenlandse Zaken dat daar ter plekke aan het werk was. Deze aanpak heeft zijn meerwaarde bewezen."