Risicoanalyse en veiligheidsplan

Grote kans dat u al hebt nagedacht over het tegengaan van bedrijfsongevallen en criminaliteit. En u al passende voorzorgsmaatregelen heeft getroffen. U kunt hier met een risicoanalyse op verder bouwen.

De uitvoering van een risicoanalyse kan op verschillende manieren. Het is mogelijk om het zelfstandig te doen of een gespecialiseerd adviesbureau of beveiligingsbedrijf in te schakelen. Onderstaand stappenplan ondersteunt bij het maken van een minder omvangrijke risicoanalyse en veiligheidsplan.

Het inschakelen van een adviesbureau is met name van belang als u veel risico denkt te lopen. Ook kunt u met bedrijven uit dezelfde branche, omgeving of uw ondernemersvereniging een gezamenlijke analyse (laten) uitvoeren.

Stap 1: identificeer het risico

Stel uzelf de volgende vragen:

  • Wat kan worden geleerd van de overheid en media over het huidige veiligheidsklimaat in Nederland (en in de rest van de wereld) of over recente terroristische activiteiten?
  • Wat kan de lokale politie of gemeente u vertellen over criminaliteit en andere problemen in uw omgeving? Mogelijk heeft u al contact met politie in uw buurt. Zo niet is de wijkagent een goede ingang.
  • Is er iets met de locatie van uw bedrijf, uw bezoekers, gebruikers en personeel, uw activiteiten, waardoor u mogelijk kwetsbaar bent voor een aanslag?
    • Onze organisatie bevindt zich op een locatie waar veel mensen komen (op voorspelbare momenten).
    • Onze locatie is internationaal bekend of heeft een symbolische waarde in Nederland.
    • Er worden regelmatig evenementen in onze directe omgeving georganiseerd.
    • Onze locatie heeft een open karakter: makkelijk te betreden en met snelheid inrijdbaar.
  • Houdt uw onderneming verband met prominente personen of organisaties die mogelijk terroristische doelen zijn?
  • Zitten er organisaties of ondernemingen in uw omgeving die mogelijk kwetsbaar zijn voor een aanslag (waardoor u dat ook bent)?
  • Zijn er aspecten van uw bedrijf of activiteiten (of die van uw personeel) die terroristen zouden willen gebruiken om een aanslag mee te plegen; zoals het maken van plattegronden, stoffen die ook kunnen worden gebruikt in explosieven of technische expertise?
  • Is er online gevoelige informatie te vinden over uw onderneming (bijvoorbeeld foto’s of plattegronden)? Is het mogelijk dat personen of andere bedrijven deze informatie over u publiceren?

Stap 2: bepaal wat u wilt beschermen en identificeer uw kwetsbaarheden

Na het bepalen van de risico’s, kunt u identificeren wat u wil beschermen. Uw prioriteiten voor bescherming zijn te verdelen in de volgende categorieën:

  • Mensen: personeel, bezoekers, klanten en contractanten
  • Activa: gebouw(en), bepaalde ruimtes in uw gebouw (zoals magazijnen of technische ruimtes), meubilair, uitrusting, plannen en gevoelige materialen
  • Informatie: elektronische en papieren gegevens
  • Processen en beleid (het feitelijke operationele proces en essentiële diensten die nodig zijn om het te ondersteunen): supply chain en kritische procedures

Voor elke categorie overweegt u, met de kennis die u heeft vergaard in stap 1:

  • Wat is de kwetsbaarheid? Bijvoorbeeld: het is een plek waar veel mensen bij elkaar komen (uw hal of ontvangstruimtes)
  • Waarom is het kwetsbaar? Bijvoorbeeld: er staat veel meubilair in die hal waardoor er geen goed overzicht is en er zijn verschillende toegangswegen
  • Waar is het kwetsbaar voor? Bijvoorbeeld: voor zakkenrollers. Mogelijk ziet u door de conclusies die u heeft getrokken in stap 1 dat deze ruimte ook kwetsbaar is voor terroristen die een aanslag willen plegen met explosieven of een mes.

U weet wat belangrijk is voor u en uw bedrijf. Het kan iets tastbaars zijn, zoals de kassa’s en uw gebouw, maar ook uw IT-systeem of een apparaat dat essentieel is om het bedrijf te laten functioneren.

Stap 3: bepaal maatregelen om het risico te verminderen

Nu u heeft bepaald wat u wilt beschermen en waarom, kunt u bekijken welke maatregelen uw onderneming al heeft, hoe effectief ze zijn en waar de kwetsbaarheden zijn.

Onthoud, terrorisme is een misdaad. Veel van de voorzorgsmaatregelen die worden gebruikt om veilig en gezond te werken (in het kader van arbo wetgeving) en om criminelen af te schrikken zijn ook effectief tegen terroristen. Dus voordat u investeert in aanvullende veiligheidsmaatregelen, bekijk goed wat u al doet.

Mogelijk heeft u al passende voorzorgsmaatregelen getroffen en een goede veiligheidscultuur. In bovengenoemd voorbeeld komt u wellicht tot de conclusie dat de toegangswegen die op slot kunnen, dat ook zijn, dat u al bekwaam beveiligingspersoneel in dienst heeft en dat u een adequaat camera systeem heeft.

Mogelijk komt uit stap 1 en 2 naar voren dat u kwetsbaarheden heeft die nog níet (voldoende) beschermd zijn. Dan zijn aanvullende voorzorgsmaatregelen wenselijk.

Tips:

  • Bekijk uw beveiliging altijd als totaalpakket. Denk na over fysieke beveiliging, cyberveiligheid, informatieveiligheid én persoonlijke veiligheid. Het heeft weinig zin te investeren in kostbare beveiligingsmaatregelen als ze gemakkelijk kunnen worden ondermijnd door een ontevreden personeelslid of leverancier vanwege onzorgvuldige werving of inkoopmethodes.
  • Maak aanvullende maatregelen (waar mogelijk) rendabel door een zorgvuldige planning.
    • Introduceer nieuwe apparatuur of procedures in combinatie met bouwwerkzaamheden.
    • Probeer met naburige ondernemers afspraken te maken over gemeenschappelijke beveiligingsmaatregelen.
  • Herstel (indien nodig) de beveiligingspraktijk. Het regelmatig beoordelen brengt voordelen tegen minimale kosten. Want medewerkers zijn mogelijk niet op de hoogte van bestaande beveiligingsmaatregelen of er zijn gewoonten ontstaan om ze te omzeilen (zoals ‘handige’ looproutes door nooduitgangen).

Stap 4: maak een veiligheidsplan

Een veiligheidsplan bevat een overzicht van alle genomen beveiligingsmaatregelen en wat deze moeten beschermen. Effectieve beveiligingsplannen zijn eenvoudig, duidelijk en flexibel. Meestal bevatten ze twee dimensies:

  • Beschermend: een overzicht van inzet van alarmsystemen en beveiligingspersoneel, inzet van camera’s, training van personeel, meldplicht et cetera.
  • Reactief: een overzicht van de acties die het personeel moet uitvoeren bijvoorbeeld als ze een persoon zien die zich verdacht gedraagt, wat te doen als er een bommelding komt en een plan voor ontruiming, schuilen en lockdown.

Stap 5: controleer uw beveiligingsmaatregelen, train personeel, beoefen en test beveiligingsplannen

U moet uw plannen regelmatig oefenen en herzien om ervoor te zorgen dat ze volledig, werkbaar en up-to-date blijven. Als er ergens anders een aanslag plaatsvindt, een verandering in dreiging of omstandigheden (bijvoorbeeld verbouwing in uw gebouw) is, is het raadzaam om te overwegen of uw plannen vernieuwd moeten worden.

Tips:

  • Zorg er door training voor dat uw personeel hun verantwoordelijkheden begrijpt en de noodzaak van veiligheidsmaatregelen accepteert. Het is belangrijk dat beveiliging wordt gezien als onderdeel van ieders verantwoordelijkheid, niet alleen iets voor beveiligingsdeskundigen of -professionals.
    Op de website Veilig ondernemen begint hier staan voorbeelden van trainingen op het gebied van criminaliteit, bijvoorbeeld de 360 graden veiligheidstraining.
  • Maak het eenvoudig voor mensen om hun zorgen te delen of verdachte situaties te melden.
  • Het verdient de aanbeveling om oefeningen samen met naburige ondernemers, politie en hulpdiensten en lokale autoriteiten uit te voeren.

De risicoanalyse en het veiligheidsplan vindt u ook terug in de PDF 'Veilig ondernemen op drukke plekken' rechtsboven op deze pagina.